Privacyverklaring
Versie 3 oktober 2026.
1. Wie is verantwoordelijk
Marlan B.V., Mulderspark 3, 9351 NR Leek, KvK 57748721. Contact: info@marlan.com, 0594 - 515080.
2. Welke gegevens
Bij een bestelaanvraag: bedrijfsnaam, KvK-nummer, naam van de contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, vestigingsadres, bij bezorgen het afleveradres, je eigen referentie, je opmerking en de configuratie van de bladen.
Bij een ingestuurde schets: dezelfde contact-, adres- en KvK-gegevens, je keuze voor bezorgen of afhalen (met het afleveradres), je voorkeur voor materiaal, kleur en dikte, je opmerking en de foto's of PDF's van je schets. Zet op de schets geen gegevens die we niet nodig hebben.
Met een bestelaanvraag of schets slaan we ook de herkomst op: de eerste pagina die je op deze website opende (met eventuele utm-campagnecodes uit de link, zonder andere gegevens uit het adres) en het domein van de website waar je vandaan kwam, zonder het volledige adres van die pagina.
Van je IP-adres bewaren we alleen een hash met een geheime sleutel (gepseudonimiseerd, dus nog steeds een persoonsgegeven). We gebruiken die 30 dagen om het aantal aanvragen en schetsen per uur en per dag te beperken.
Een zelf ingevoerd uitsparingsmodel (merk, type en maten) bevat geen persoonsgegevens.
3. Waarvoor en op welke grondslag
- Je bestelaanvraag behandelen, de order uitvoeren en je daarover mailen: uitvoering van de overeenkomst.
- Je schets omzetten in een configuratie en de bestelaanvraag voor je klaarzetten: uitvoering van de overeenkomst (op jouw verzoek, vóór het sluiten ervan).
- Orders bewaren voor de fiscale bewaarplicht: wettelijke verplichting.
- Meten via welke pagina's en websites aanvragen binnenkomen, met de herkomst: gerechtvaardigd belang.
- Misbruik en spam beperken met de gehashte IP-adressen: gerechtvaardigd belang.
- Afmeldingen onthouden, zodat je geen mail meer krijgt als je dat niet wilt: gerechtvaardigd belang.
We sturen geen nieuwsbrieven en verkopen geen gegevens.
4. E-mails en orderpagina
Je ontvangt een ontvangstmail en mails bij bevestiging, afwijzing, productie en levering. Na een ingestuurde schets ontvang je een ontvangstmail met het schetsnummer; zodra Marlan de bestelaanvraag voor je klaarzet, volgen de mails hierboven. Elke mail bevat een link om je af te melden.
De orderpagina is bereikbaar via een persoonlijke link. Iedereen met die link ziet de status, je eigen referentie, de samenvatting van de order met levering, transport, totaal en leverweek, een eventuele reden van afwijzing en de maattekening (PDF) met je bedrijfsnaam, maar geen KvK-nummer, telefoonnummer, e-mailadres of adressen.
De link werkt tot 12 maanden na de aanvraag, en na levering in elk geval nog 60 dagen. Blijft een aanvraag onbevestigd of wordt hij afgewezen, dan vervalt de link 6 maanden na de laatste wijziging.
5. Ontvangers en verwerkers
- Lovable: het platform en de hosting van de website, met Lovable Cloud (Supabase) voor de database, de bestandsopslag en de inlog voor beheerders, en de verzending van e-mail.
- Microsoft (Microsoft 365): de mailbox info@marlan.com en de OneDrive/SharePoint-omgeving van Marlan. Elke bestelaanvraag en elke ingestuurde schets komt als e-mail binnen met de gegevens uit de aanvraag (bij een schets zonder de bestanden), ook als die later wordt afgewezen. Per order zet de documententaak daarnaast een kopie van de PDF-tekening (met bedrijfsnaam en referentie) en de DXF-bestanden voor de werkvoorbereiding in een map op OneDrive/SharePoint. De bewaartermijnen staan onder 6.
De website laadt geen lettertypen, scripts of andere bestanden van andere partijen. Bevestigde orders verwerkt Marlan daarnaast in haar eigen administratie.
6. Bewaartermijnen
| Wat | Termijn | Daarna |
|---|---|---|
| Bestelaanvragen met status nieuw of afgewezen | 6 maanden na de laatste wijziging | Contact-, adres- en KvK-gegevens, referentie, opmerking, het Exact-ordernummer, de reden van afwijzing en de orderlink worden verwijderd, net als de tekeningen en PDF's van de order. De order zelf blijft zonder persoonsgegevens bewaard voor statistiek. |
| Geleverde orders | 7 jaar na levering (fiscale bewaarplicht) | Daarna op dezelfde manier geanonimiseerd. |
| Gehashte IP-adressen voor de aanvraaglimiet (bestelaanvragen, schetsen, eigen uitsparingsmodellen en het openen van orderpagina's) | 30 dagen | Verwijderd. |
| Mails in de mailwachtrij | 90 dagen na verzending | Verwijderd. Openstaande mails van een geanonimiseerde order worden direct verwijderd. |
| Maillog (ontvanger, soort mail en verzendstatus) | 12 maanden | Verwijderd. |
| Afmeldlinks (e-mailadres met afmeldcode) | Tot de link ouder is dan 12 maanden, er in de afgelopen 12 maanden geen mail naar het adres ging en geen order of ingestuurde schets met dat adres nog persoonsgegevens bevat | Verwijderd. |
| Afmeldingen en adressen waarop mail niet aankwam | Zonder einddatum | Bewust bewaard, zodat er na een afmelding of een onbestelbare mail geen mail meer naartoe gaat. |
| Ingestuurde schetsen (foto's of PDF's) met de contact-, adres- en KvK-gegevens, die niet tot een bestelaanvraag hebben geleid of zijn afgewezen | 6 maanden na de laatste wijziging | Contact-, adres- en KvK-gegevens, kleur, opmerking en de reden van afwijzing worden verwijderd; daarna verwijdert de website de bestanden en de schets zelf. |
| Ingestuurde schetsen die Marlan in een bestelaanvraag heeft verwerkt | Zolang de bestelaanvraag of order uit de schets persoonsgegevens bevat: dezelfde termijnen als hierboven | Op dezelfde manier verwijderd, met de bestanden. |
| Herkomst van een aanvraag: de eerste pagina op deze website (met eventuele utm-campagnecodes) en het domein van de verwijzende website | Bij een schets: zolang de schets bestaat. Bij een order: ook na het anonimiseren, zonder persoonsgegevens, voor statistiek | Bij de schets verwijderd; bij de order bewaard zonder koppeling aan een persoon. |
| Leveranciersstanden van plaatprijs en voorraad (geen persoonsgegevens) | 24 maanden | Verwijderd. |
| Ordermails van bevestigde orders in de mailbox info@marlan.com (Microsoft 365) | 7 jaar na levering, of na annulering als de order niet wordt geleverd (fiscale bewaarplicht) | Handmatig verwijderd door Marlan. |
| Ordermails van aanvragen die niet zijn bevestigd of zijn afgewezen, in de mailbox info@marlan.com | 6 maanden na de laatste wijziging (de aanvraag of de afwijzing) | Handmatig verwijderd door Marlan. |
| Mails over ingestuurde schetsen in de mailbox info@marlan.com | 6 maanden na de laatste wijziging van de schets; is de schets verwerkt in een bestelaanvraag, dan dezelfde termijnen als de ordermails hierboven | Handmatig verwijderd door Marlan. |
| Kopie van de PDF-tekening en de DXF-bestanden per order in de OneDrive/SharePoint-omgeving van Marlan (Microsoft 365) | Zolang de order persoonsgegevens bevat: dezelfde termijnen als de bestelaanvragen en orders hierboven | Automatisch verwijderd door de documententaak op de pc van Marlan, bij de eerste run nadat de order is geanonimiseerd of verwijderd. Microsoft bewaart verwijderde bestanden daarna nog maximaal 93 dagen in de prullenbak. |
Bevestigde orders en orders in productie bewaren we zolang de order loopt.
7. Cookies en opslag in je browser
Deze website plaatst geen analyse-, tracking- of advertentiecookies. De configurator bewaart je concept in de opslag van je eigen browser, zonder bedrijfs- of contactgegevens. Voor de herkomst onthoudt je browser zolang het tabblad open is (sessionStorage) de eerste pagina die je hier opende en het domein waar je vandaan kwam. Dat is geen cookie; het gaat alleen mee met een bestelaanvraag of een ingestuurde schets. Alleen voor medewerkers van Marlan bewaart de browser een inlogsessie voor het beheer.
8. Beveiliging
Verbindingen zijn versleuteld. De database is niet publiek leesbaar, en tekeningen en ingestuurde schetsen zijn alleen bereikbaar via tijdelijke links na controle van de orderlink of de beheerderslogin. Alleen de kleurstalen (foto's van het plaatmateriaal, zonder persoonsgegevens) zijn openbaar.
9. Je rechten
Je kunt je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, en bezwaar maken tegen de verwerking. Mail daarvoor naar info@marlan.com; we reageren binnen een maand. Een klacht kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.